Dobry system rejestracji może znacznie odciążyć pracę lekarzy. Możliwość sprawnego przyjmowania rejestracji i zarządzania nimi przekłada się na większą liczbę pacjentów w ciągu dnia, a tym samym większe zyski. Jaki system rejestracji wybrać? Zapraszamy do zestawienia najpopularniejszych rozwiązań na rynku: zarezerwuj.pl, ZnanyLekarz, Medfile, Calendesk i Reservio.
Najlepsze systemy do rejestracji dla gabinetów lekarskich
zarezerwuj.pl
zarezerwuj.pl to popularny program do rejestracji pacjentów tworzony przez InsERT S.A – firmę znaną z profesjonalnego oprogramowania dla biznesu. System został zaprojektowany tak, żeby gabinet mógł przyjmować zapisy z wielu miejsc jednocześnie: od pacjenta przy recepcji i dzwoniącego na telefon, po osobę, która wieczorem klika w formularz na stronie lub w przycisk na wizytówce Google. Wszystkie te rejestracje trafiają do jednego, czytelnego terminarza, więc nie trzeba pilnować kilku kalendarzy naraz.
Jednym z atutów systemu jest model rozliczeń. Producent podkreśla, że nie pobiera prowizji od rejestracji, niezależnie od ich liczby. Płacisz za licencję, a nie za każdego pacjenta, który się do Ciebie zapisze. Im więcej wizyt przyjmuje gabinet, tym bardziej to się opłaca. System wyróżniano też nagrodami branżowymi, a korzystają z niego różne specjalizacje, od kardiologów i psychiatrów po stomatologów i gabinety akupunktury.
Co oferuje:
- Rejestracja na 3 sposoby: na miejscu w terminarzu (także wizyty zgłoszone telefonicznie), przez formularz na stronie www gabinetu i przez urządzenie mobilne z wykorzystaniem przeglądarki internetowej.
- Brak prowizji od rejestracji,
- Integracja z MS Teams, ZOOM i kalendarzem Google
- Przejrzysty terminarz: rejestracja na wybrane godziny, wyszukiwarka wolnych terminów, dowolnie definiowane zabiegi, konsultacje, wizyty kontrolne i badania z przypisanym lekarzem.
- Koszyk usług (multibooking): pacjent umawia kilka usług jednocześnie i widzi podsumowanie kosztów.
- Powiadomienia SMS i e-mail: potwierdzenia rejestracji i przypomnienia o wizytach, które zmniejszają odsetek nieodbytych wizyt.
- Rejestracja z Facebooka, wizytówki Google i LinkedIn: wystarczy przycisk z linkiem do formularza.
- Płatności online: pacjent płaci zaliczkę lub całą kwotę, a zaliczkę można ustawić procentowo albo kwotowo.
- Raporty: przychodowość, popularność zabiegów, dane o pacjentach, a także cenniki i grafiki pracy.
- Obsługa ze smartfona: program jest responsywny, więc terminarzem zarządzasz z dowolnego urządzenia.
- Strona wizytówkowa gabinetu: dostępna w abonamencie 12-miesięcznym.
Dla kogo: dla gabinetów lekarskich i podmiotów medycznych, które chcą uporządkować rejestrację i zwiększyć liczbę wizyt bez prowizji.
ZnanyLekarz (Kalendarz)
ZnanyLekarz to portal, na którym pacjenci szukają lekarzy, czytają opinie i od razu umawiają wizyty. Kalendarz ZnanyLekarz jest częścią tego ekosystemu: termin, który lekarz wystawi w kalendarzu, staje się widoczny dla osób przeglądających profile na portalu. To sprawia, że system pełni jednocześnie dwie role, jako narzędzie do rejestracji i jako kanał pozyskiwania pacjentów.
Kalendarz można też wykorzystać poza portalem. Rejestrację da się udostępnić na własnej stronie gabinetu za pomocą widgetu, dzięki czemu pacjenci, którzy już znają lekarza, mogą umówić się bez wchodzenia na platformę. System zajmuje się także komunikacją: wysyła powiadomienia i przypomnienia, a po wizycie prosi pacjenta o opinię. Według producenta automatyczne przypomnienia mogą znacznie zmniejszyć liczbę nieodbytych wizyt.
Co oferuje:
- Rezerwacja z profilu na portalu ZnanyLekarz.pl.
- Widget rejestracji do osadzenia na stronie gabinetu.
- Aplikacja mobilna dla lekarza w planach płatnych: zarządzanie grafikiem, podgląd danych pacjentów i historii wizyt, kontakt z pacjentami.
- Konsultacje online w planach Plus i VIP.
- Automatyczne przypomnienia przez e-mail, SMS i aplikację, z możliwością potwierdzenia lub zmiany terminu przez pacjenta.
- Opinie po wizycie, które po moderacji pojawiają się na profilu lekarza lub placówki.
- Formularz przed wizytą, w którym pacjent podaje m.in. powód wizyty, alergie i przyjmowane leki.
Dla kogo: dla lekarzy i specjalistów, którzy chcą być widoczni na portalu i pozyskiwać pacjentów z wyszukiwarki.
Medfile
Medfile to program medyczny, w którym rejestracja online jest jednym z modułów. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że dane pacjenta, jego wizyty i dokumentacja są w jednym miejscu, więc nie trzeba przepisywać informacji między programami.
Medfile dobrze sprawdza się w placówkach, w których pracuje kilku specjalistów. Pacjent może zapisać się na wizytę, wybierając usługę, gabinet lub lekarza, a w zespołach z kilkoma osobami tej samej profesji system sam przydzieli dostępnego specjalistę. Program pomaga też budować wizerunek gabinetu, bo umożliwia automatyczne zbieranie pozytywnych opinii od pacjentów.
Co oferuje:
- Kalendarz online na stronie gabinetu, z dynamicznie generowanymi godzinami wizyt.
- Rejestracja pojedynczych wizyt i konsultacji grupowych, z podziałem na gabinety, lekarzy i usługi.
- Automatyczny przydział specjalisty: w placówkach z kilkoma osobami tej samej profesji pacjent może zapisać się bez wyboru konkretnego lekarza.
- Powiadomienia SMS i przypomnienia o wizytach.
- Integracje: dwukierunkowa z ZnanyLekarz, jednokierunkowa z Google Calendar oraz z płatnościami PayU.
- Bezpłatna strona www i wizytówka w katalogu gabinetów.
- Wizyty stacjonarne i online, w tym telemedycyna.
- Pakiet Medfile Free: rejestracja online w wersji darmowej (limit wizyt zależy od aktualnego cennika).
Dla kogo: dla gabinetów lekarskich i fizjoterapeutycznych, które chcą prowadzić dokumentację i rejestrację w jednym miejscu.
Calendesk – dla praktyk prowadzonych także online
Calendesk to polski system rezerwacji online, który zdobył popularność wśród osób pracujących indywidualnie z pacjentami i klientami, takich jak psychoterapeuci, dietetycy i lekarze prowadzący prywatną praktykę. Nie jest to program stworzony tylko dla medycyny, dlatego ma elastyczne podejście do tego, jak wygląda umówienie i rozliczenie wizyty.
Jego atutem jest połączenie rezerwacji z narzędziami, które przydają się przy konsultacjach zdalnych. Pacjent rezerwuje termin i płaci online, a rezerwację można połączyć z konsultacją online dzięki integracji z Zoom lub Google Meet. Automatyczne fakturowanie odciąża lekarza z formalności po wizycie. To wygodne rozwiązanie dla specjalistów, którzy część pracy wykonują poza gabinetem.
Co oferuje:
- Rezerwacja online wizyt i konsultacji.
- Automatyczne fakturowanie przez Fakturownię.
- Integracja z Zoom do konsultacji wideo.
- Płatności online przy rezerwacji.
Dla kogo: dla specjalistów, którzy łączą wizyty stacjonarne z konsultacjami wideo.
Reservio
Reservio to czeski system rezerwacji online dostępny na wielu rynkach. Jego główną zaletą jest prostota: konfiguracja jest szybka, a plan darmowy pozwala sprawdzić, jak rezerwacje online sprawdzą się w praktyce, zanim gabinet poniesie jakikolwiek koszt.
Reservio ma podstawowe funkcje potrzebne w małej praktyce, czyli kalendarz, rezerwacje online i automatyczne przypomnienia, oraz współpracuje z narzędziami, których wielu lekarzy już używa, takimi jak Google Calendar i Facebook. Producent deklaruje zgodność z RODO, a także z amerykańskimi przepisami HIPAA, co ma znaczenie przy przetwarzaniu danych o zdrowiu.
Co oferuje:
- Darmowy plan z 40 rezerwacjami miesięcznie.
- Automatyczne przypomnienia o wizytach.
- integracja z Google Calendar oraz możliwość udostępnienia strony rezerwacji na Facebooku
- Zgodność z RODO (deklarowana także zgodność z HIPAA).
Dla kogo: dla gabinetów na starcie, które chcą przetestować rezerwacje online bez kosztów.
Najczęstsze pytania o systemy rejestacji dla gabinetów lekarskich
Jaki jest najlepszy system rejestracji pacjentów dla małego gabinetu
Dla jednoosobowego gabinetu dobrym wyborem jest system bez prowizji, np. zarezerwuj.pl.
Czy rejestracja online wymaga własnej strony
Nie zawsze. W zarezerwuj.pl pacjenci mogą rejestrować się też z wizytówki Google, Facebooka i LinkedIn, a w abonamencie rocznym dostaniesz stronę wizytówkową.
Czy da się przyjmować zaliczki online
Tak. W zarezerwuj.pl zaliczkę ustawisz procentowo lub kwotowo.
Czy system rejestracji można połączyć z dokumentacją medyczną
Tak. Możesz wybrać program z wbudowaną dokumentacją, np. Medfile albo Lekarz PLUS od producenta zarezerwuj.pl.
Jak ograniczyć nieodbyte wizyty
Włącz automatyczne potwierdzenia i przypomnienia SMS oraz e-mail.
