Jeszcze do niedawna słowo „compliance” wielu osobom nie kojarzyło się z niczym konkretnym, a niektórzy utożsamiali je wyłącznie ze specjalistycznym żargonem prawniczym, używanym w dużych korporacjach. Dziś pojęcie to coraz częściej pojawia się w rozmowach przedsiębiorców, niezależnie od skali ich działalności bądź branży. Warto więc przyjrzeć się bliżej, czym właściwie jest compliance i dlaczego jego znaczenie wciąż rośnie.
Czym jest compliance? – compliance jako filar bezpieczeństwa przedsiębiorstwa
W dosłownym tłumaczeniu „compliance” oznacza „zgodność”, którą w kontekście funkcjonowania przedsiębiorstwa odnieść można do systemu zasad, podejmowanych działań i wprowadzanych procedur, których celem jest zapewnienie, że organizacja działa w sposób zgodny z obowiązującym prawem (zarówno krajowym, jak i międzynarodowym). Obejmuje to między innymi przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy, prawa pracy czy regulacje branżowe w zakresie bezpieczeństwa produktów i usług.
Compliance jest zatem kompleksowym podejściem do zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie, a także ciągłym proces, polegającym na analizowaniu i przede wszystkim minimalizowaniu potencjalnych zagrożeń. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwo konsekwentnie dba o przejrzystość procesów, rzetelność w podejmowaniu decyzji oraz o utrzymanie najwyższych standardów etycznych.
Wdrażając zasady i procedury compliance, przedsiębiorstwo zyskuje możliwość identyfikowania obszarów szczególnie narażonych na ryzyko niezgodności, w tym przede wszystkim naruszeń o charakterze prawnym lub regulacyjnym. Dzięki powyższemu możliwym jest szybkie i efektywne reagowanie na potencjalne nieprawidłowości.
Mając na uwadze powyższe, należy podkreślić, że wdrożenie zasad compliance nie powinno ograniczać się jedynie do wypełnienia obowiązku prawnego. Powinien być to ciągły proces monitorowania i doskonalenia wewnętrznych procedur, który ma na celu ochronę interesów przedsiębiorstwa, jej pracowników oraz kontrahentów.
Audyt compliance – na czym polega?
Audyt zgodności to złożony i wieloetapowy proces oceny, którego celem jest weryfikacja, czy działalność przedsiębiorstwa jest prowadzona w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami branżowymi oraz wewnętrznymi politykami i procedurami organizacji.
Jego zadaniem jest nie tylko potwierdzenie, że przedsiębiorstwo działa zgodnie z wymaganymi normami, ale przede wszystkim zidentyfikowanie słabszych obszarów funkcjonowania, w których mogą występować potencjalne nieprawidłowości lub ryzyka naruszenia przepisów. Taka analiza umożliwia przedsiębiorstwu szybkie reagowanie, wdrożenie odpowiednich korekt oraz wzmocnienie procesów szczególnie narażonych na ryzyko prawne, finansowe lub wizerunkowe.
W praktyce audyt compliance obejmuje szczegółową weryfikację dokumentów, procedur i mechanizmów kontrolnych obowiązujących w firmie. Analizie podlega m.in. dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych oraz sposób, w jaki dane są przetwarzane, procedury antykorupcyjne i zasady przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML), polityki kadrowe i dokumentacja pracownicza, procedury i kanały zgłaszania nieprawidłowości (tzw. system dla sygnalistów), a także wszelkie inne wewnętrzne regulaminy, instrukcje i kodeksy etyki, obowiązujące w organizacji.
Efektem przeprowadzonego audytu jest raport z rekomendacjami, w którym przedstawione zostają nie tylko wykryte niezgodności, ale również konkretne propozycje działań naprawczych. Dokument ten stanowi narzędzie pozwalające na doskonalenie systemu compliance, wskazując, w jakiej sytuacji znajduje się przedsiębiorstwo oraz jakie kroki należy podjąć, by zwiększyć poziom zgodności i bezpieczeństwa operacyjnego.
Regularne przeprowadzanie audytów zgodności pozwala przedsiębiorstwu utrzymywać wysoki standard bezpieczeństwa prawnego, a także stanowi dowód, że przedsiębiorstwo działa w sposób rzetelny i przejrzysty.
Procedury compliance – fundament systemu
Skuteczny system compliance opiera się na jasno określonych i konsekwentnie realizowanych procedurach, które regulują sposób działania organizacji. Procedury compliance pełnią kluczową rolę w zapewnieniu przejrzystości działań organizacji.To właśnie one stanowią fundament całego systemu zarządzania zgodnością. Określają one zasady postępowania, zakres odpowiedzialności, a także sposób reagowania na potencjalne naruszenia. Prawidłowo zaprojektowane procedury porządkują wewnętrzne procesy w przedsiębiorstwie, a także minimalizują ryzyko ewentualnych błędów i nadużyć.
W praktyce do najważniejszych procedur compliance należą m.in.:
- Polityka antykorupcyjna;
- Polityka ochrony danych osobowych (RODO);
- Procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML);
- Procedura zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing);
- Kodeks etyki;
- Polityki kadrowe i bezpieczeństwa informacji.
Każda z tych procedur powinna być dostosowana do specyfiki działalności przedsiębiorstwa, jego wielkości, struktury oraz ryzyka, na które jest narażone. Prawidłowo przygotowane procedury pozwalają uniknąć wielu nieporozumień co do zakresu obowiązków i odpowiedzialności, zapewniają spójność działań w całej strukturze przedsiębiorstwa, a także ułatwiają proces podejmowania decyzji.
Skuteczne procedury compliance to nie tylko formalne dokumenty, ale żywe narzędzia zarządzania ryzykiem, które muszą być odpowiednio zaprojektowane i stale doskonalone.
Przede wszystkim powinny być dostosowane do skali i specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Równie istotna jest przejrzystość i zrozumiałość zapisów, które powinny być formułowane w sposób jasny i przystępny, tak aby każdy pracownik mógł je zrozumieć i stosować w praktyce. Niemniej ważna jest ich regularna aktualizacji. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnymprocedury powinny być systematycznie przeglądane i dostosowywane do nowych regulacji.
Tylko przy zastosowaniu powyższych zasad procedury compliance stanowią rzeczywiste wsparcie w zarządzaniu zgodnością, a nie są jedynie formalnym zestawem zasad „na papierze”.
Jesteś zainteresowany/a doradztwem w zakresie procedur i audytu compliance? Chcesz wiedzieć więcej jak weryfikować zgodność procesów w swojej firmie?
Skontaktuj się z nami! Kancelaria KKP we współpracy z Compliance Experts sp. z o.o. oferuje kompleksowe usługi compliance dla firm w Katowicach oraz na całym Śląsku. Wejdź na: https://kkplegal.pl/uslugi/compliance/.
