Pracujesz w dziale HR i nie wiesz, jak w praktyce zorganizować system zgłaszania nieprawidłowości? A może zajmujesz się kadrami, compliance lub prawną obsługą organizacji i chcesz uzupełnić wiedzę o aktualne regulacje dotyczące ochrony sygnalistów? Niezależnie od Twojej roli, to obszar, który wymaga konkretnej wiedzy i odpowiedzialnego podejścia. Czytaj dalej i dowiedz się, jak pogłębić kompetencje w tym zakresie.
Ochrona sygnalistów – nowe obowiązki prawne dla firm
Ustawa o ochronie sygnalistów, która weszła w życie w czerwcu 2024 roku, wprowadziła istotne zmiany w funkcjonowaniu polskich przedsiębiorstw. Sygnaliści to osoby zgłaszające naruszenia prawa w miejscu pracy – od przypadków korupcji, przez łamanie przepisów BHP, po nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych. Każda firma zatrudniająca co najmniej 50 osób ma obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz zapewnienia ochrony osobom przekazującym takie informacje.
Nieprzestrzeganie przepisów grozi sankcjami finansowymi, a w niektórych przypadkach również odpowiedzialnością karną. Pracodawca, który nie wprowadzi wymaganej procedury lub zrobi to z istotnymi uchybieniami, podlega karze grzywny. Czas na działanie jest teraz – lepiej przygotować się, niż ponosić konsekwencje później.
Procedury zgłoszeń – kanały wewnętrzne, zewnętrzne i publiczne
Wdrożenie ochrony sygnalistów to obowiązek wynikający z przepisów, ale także konkretne wyzwanie organizacyjne dla firm. Trzeba stworzyć bezpieczne kanały komunikacji, które umożliwią pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości bez obawy przed działaniami odwetowymi. Oznacza to konieczność:
- opracowania procedur zgłoszeń wewnątrz firmy;
- wyznaczenia odpowiedzialnych osób;
- oraz zapewnienia pełnej poufności całego procesu.
To jednak nie wszystko. Sygnaliści mają również prawo korzystać z kanałów zewnętrznych – mogą zgłaszać naruszenia bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwych organów państwowych. W wyjątkowych przypadkach dopuszczalne jest także ujawnienie publiczne, czyli przekazanie informacji do wiadomości ogólnej, np. poprzez media, pod warunkiem spełnienia określonych przepisami warunków.
Pracodawca musi znać obowiązujące procedury i potrafić skutecznie zarządzać zgłoszeniami — weryfikować je, dokumentować i podejmować działania następcze w wymaganych terminach.
Minimalizacja ryzyka prawnego i organizacyjnego
Właściwe wdrożenie systemu ochrony sygnalistów to inwestycja w reputację firmy oraz sposób na uniknięcie poważnych problemów. Dobrze zaprojektowany system zgłoszeń pozwala szybko wychwycić i rozwiązać nieprawidłowości, zanim urosną do rangi kryzysu. Dzięki temu można uniknąć kosztownych kontroli, kar finansowych i utraty zaufania ze strony pracowników, klientów czy partnerów.
Trzeba pamiętać, że ochrona sygnalistów wiąże się również z ochroną danych osobowych. Należy zadbać o bezpieczeństwo informacji dotyczących osób zgłaszających, przestrzegać zasad RODO i zapewnić poufność całego procesu.
Profesjonalne szkolenie online z ochrony sygnalistów
Chcesz zdobyć kompleksową wiedzę na temat ochrony sygnalistów i nauczyć się wdrażać skuteczne mechanizmy działania zgodne z polskim prawem? Krajowa Izba Księgowych oferuje certyfikowany kurs online, który przygotowuje do zarządzania procesem ochrony sygnalistów w organizacji.
Kurs obejmuje zagadnienia związane z pojęciem i istotą sygnalizacji, rolą sygnalistów w organizacji oraz ochroną ich danych. Uczestnicy poznają unijną dyrektywę i polskie przepisy, uczą się organizować system przyjmowania zgłoszeń, zarządzać kanałami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz przeciwdziałać działaniom odwetowym. Program zawiera również studia przypadków wdrożeń systemów oraz sposoby minimalizacji ryzyka dla organizacji i sygnalistów.
Więcej informacji na temat kursu można znaleźć na portalu kik.edu.pl.
