Integracja KSeF z systemem ERP, czyli praktyczny sposób na lepsze funkcjonowanie firmy

Oprogramowanie do kompleksowego zarządzania firmą to już w zasadzie norma. Każde nowoczesne przedsiębiorstwo nim dysponuje. Co więcej, system ERP można, a nawet trzeba poszerzać o dodatkowe funkcje. Integracja KSeF jest częścią tego procesu. Poniżej omawiamy jego zalety oraz ważne kwestie związane z jego wdrożeniem.

Dlaczego warto zintegrować ERP z KSeF?

Łączenie różnych programów ze sobą znacząco ułatwia wykonywanie zadań w przedsiębiorstwie. Chodzi zarówno o skomplikowane czynności, jak i te bardziej rutynowe związane na przykład z fakturowaniem. Właśnie dlatego integracja KSeF ERP jest tak istotna. Oto najważniejsze korzyści, jakie można dzięki temu osiągnąć:

• Automatyzacja firmy. Faktury są wystawiane, odbierane i archiwizowane bez ręcznego wprowadzania danych. Dzięki temu możliwe jest płynniejsze zarządzanie informacją, która jest w sposób wręcz naturalny zintegrowana z całym systemem organizacji w przedsiębiorstwie.
• Redukcja błędów. Integracja ERP z KSeF eliminuje ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu numerów NIP, kwot czy dat oraz innych detali związanych z daną transakcją.
• Zgodność z prawem. Dziś wszystkie duże podmioty w Polsce muszą korzystać z KSeF przy fakturach B2B. Docelowo obowiązek ten ma dotyczyć również małych firm. Tak więc profesjonalny system ERP zdecydowanie powinien łączyć się z systemem KSeF, aby zagwarantować pełną zgodność operacyjną z aktualnymi standardami.
• Lepsza kontrola. Możliwość śledzenia statusu faktury (wysłana, przyjęta, odrzucona) w czasie rzeczywistym.

[obraz_1]

Na co zwrócić uwagę podczas integracji KSeF ERP?

Choć automatyzacja zarządzania firmą zatacza coraz szersze kręgi, czynnik ludzki wciąż jest ważnym składnikiem wszelkich czynności operacyjnych. Ważne jest zatem to, aby integracja KSeF z ERP uwzględniła szkolenie zespołu. Również nowy system ERP fabrycznie poszerzony o mechanizmy KSeF powinien wiązać się z instruktażem, aby użytkownicy programu mogli się w nim bez trudu odnaleźć i tym samym wykorzystać jego potencjał.

Sprawdzanie funkcjonalności pakietu KSeF ERP to kolejna rzecz. Przed oficjalnym zastosowaniem programu warto wykonać symulację różnych scenariuszy, w tym np. odrzutów i korekt faktur. Chodzi o to, aby upewnić się, że cały przepływ informacji działa stabilnie. W związku z tym warto również mieć na uwadze system monitoringu i alertów, które szybko wykryją ewentualne problemy z połączeniem, autoryzacją lub niezgodnością danych.