W erze cyfryzacji każdy przedsiębiorca musi liczyć się z nowymi obowiązkami w zakresie fakturowania. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralne narzędzie, które ułatwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, jednocześnie zapewniając pełną zgodność z przepisami podatkowymi. Jak przygotować firmę do korzystania z KSeF, kto i kiedy jest objęty obowiązkiem e-faktur oraz jakie korzyści płyną z automatyzacji procesów księgowych?
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to centralna platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów w celu usprawnienia obiegu dokumentów księgowych w formie elektronicznej. System umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w standardzie XML, zapewniając ich bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Dzięki KSeF możliwe jest zredukowanie błędów przy rozliczeniach VAT, a także przyspieszenie procesów księgowych zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.
Co istotne, KSeF nie tylko ułatwia codzienną pracę przedsiębiorców, ale także wprowadza jednolity standard raportowania faktur, co pozwala na łatwiejsze monitorowanie obrotu i weryfikację poprawności danych w administracji podatkowej. System oferuje funkcjonalności, które wspierają audyt i kontrolę finansową, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą szybciej reagować na ewentualne nieprawidłowości w dokumentacji. Ponadto KSeF umożliwia integrację z różnymi programami księgowymi i ERP, co pozwala na pełną automatyzację procesów fakturowania oraz archiwizacji dokumentów, a także zwiększa wygodę i bezpieczeństwo przechowywania danych w dłuższym okresie.
W praktyce oznacza to, że KSeF staje się centralnym punktem nie tylko dla rozliczeń VAT, ale również dla zarządzania całą dokumentacją sprzedażową przedsiębiorstwa, czyniąc proces fakturowania bardziej przejrzystym, spójnym i efektywnym.
Jak działa KSeF?
Faktury ustrukturyzowane przesyłane przez KSeF mają ściśle określoną strukturę danych, co umożliwia automatyczne sprawdzanie poprawności dokumentów i natychmiastowe ich zatwierdzanie. Po wystawieniu faktury w systemie nabywca otrzymuje powiadomienie i może od razu pobrać dokument w formie elektronicznej.
System gwarantuje przejrzysty proces korekty błędnych faktur oraz minimalizuje ryzyko ich utraty. Ponadto KSeF integruje się z programami księgowymi, co pozwala na automatyzację wielu działań związanych z fakturowaniem.
Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie etapami. Pierwszy etap dotyczy podatników, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł, a pełne wdrożenie dla wszystkich podatników VAT nastąpi od 1 kwietnia 2026 roku. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w obrocie B2B będzie zobowiązany do wystawiania faktur wyłącznie w formie e-faktur ustrukturyzowanych.
Na stronie e-pity znajdą Państwo szczegółowe informacje o tym, które grupy przedsiębiorców będą objęte obowiązkiem KSeF oraz jakie są konsekwencje nieprzestrzegania nowych przepisów.
Przygotowanie do korzystania z KSeF
Przed rozpoczęciem pracy z KSeF, przedsiębiorca powinien zadbać o kilka kluczowych kwestii:
-
Dostęp do systemu – konieczne jest założenie konta oraz uzyskanie odpowiednich uprawnień w systemie.
-
Integracja z oprogramowaniem księgowym – warto sprawdzić, czy obecny program do fakturowania obsługuje e-faktury ustrukturyzowane i umożliwia bezproblemową komunikację z KSeF.
-
Szkolenie pracowników – prawidłowe korzystanie z systemu wymaga znajomości procedur wystawiania i odbierania faktur, w tym sposobu dokonywania korekt.
Wystawianie i odbieranie e-faktur
Proces wystawiania faktury w KSeF obejmuje wprowadzenie danych dokumentu w formacie XML, przesłanie do systemu i uzyskanie tzw. identyfikatora faktury KSeF. Odbiorca faktury może ją pobrać natychmiast po zatwierdzeniu dokumentu przez system.
W przypadku błędów lub konieczności dokonania korekty KSeF umożliwia wygodne wprowadzanie zmian bez ryzyka utraty danych czy konieczności przesyłania dokumentu ponownie w formie papierowej.
Korzyści z korzystania z KSeF
Dla przedsiębiorców system KSeF przynosi wiele korzyści:
-
automatyzacja procesów księgowych i redukcja błędów,
-
bezpieczeństwo danych dzięki centralnemu przechowywaniu faktur,
-
przyspieszenie rozliczeń między firmami,
-
pełna zgodność z przepisami prawa podatkowego,
-
uproszczenie procesu korekty faktur.
Dla nabywców e-faktury oznaczają szybszy dostęp do dokumentów, możliwość automatycznej integracji z własnym systemem księgowym oraz mniejsze ryzyko błędów w rozliczeniach VAT.
Podsumowanie
Od 1 lutego 2026 roku system będzie obowiązkowy dla części podatników, natomiast pełne wdrożenie KSeF nastąpi 1 kwietnia 2026 roku. Niezastosowanie się do nowych przepisów może skutkować sankcjami finansowymi oraz problemami w rozliczeniach podatkowych. Krajowy System e-Faktur to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim narzędzie, które usprawnia pracę przedsiębiorców i księgowych, zwiększa bezpieczeństwo danych i przyspiesza procesy rozliczeniowe.
