Zapewnienie pracownikom stałego dostępu do wody to jeden z fundamentów współczesnych standardów BHP oraz element firmowego wellbeingu, który realnie wpływa na zdrowie, koncentrację i efektywność zespołów.
Na rynku dostępnych jest wiele form dostaw wody dla firmy – mineralnej, źródlanej, w dystrybutorze, czy butelkach na całych paletach. Każda z tych opcji sprawdzi się w innym środowisku pracy i przy różnych potrzebach logistycznych.
Poniższy przewodnik pomoże Ci podjąć świadomą decyzję, uwzględniając zarówno wymagania prawne, jak i oczekiwania pracowników oraz komfort organizacyjny działu administracji.
Kiedy pracodawca musi zapewnić wodę?
Polskie prawo jasno określa obowiązek zapewnienia pracownikom wody zdatnej do picia przez cały czas wykonywania obowiązków służbowych. To dotyczy każdego rodzaju pracy – zarówno biurowej, jak i fizycznej. W określonych warunkach, takich jak wysoka temperatura, praca na zewnątrz czy intensywny wysiłek, pracodawca ma dodatkowo obowiązek udostępnienia napojów chłodzących, aby zadbać o bezpieczeństwo i zdrowie zespołu.
W praktyce obowiązek ten oznacza, że woda dla pracownika powinna być dostępna bez przeszkód, w ilości adekwatnej do liczby pracowników. Z tego powodu coraz więcej przedsiębiorstw szuka rozwiązań, które są jednocześnie higieniczne, estetyczne, proste w organizacji i pozwalają na kontrolę zużycia.
Mineralna czy źródlana – jaką wodę wybrać?
Wybór między wodą mineralną a źródlaną ma znaczenie, zwłaszcza jeśli ma ona stanowić podstawowe źródło nawodnienia pracowników przez wiele godzin dziennie.
Woda mineralna:
- ma wyższą zawartość minerałów,
- charakteryzuje się stabilnym składem,
- dostarcza cennego wapnia i magnezu,
- wspiera układ nerwowy i mięśniowy,
- sprawdza się jako woda do codziennego picia podczas pracy.
Woda źródlana:
- ma łagodny smak,
- często zawiera niewielkie ilości minerałów,
- jest „lżejsza”, ale mniej wartościowa przy wielogodzinnym nawodnieniu.
Jak obliczyć, ile wody potrzebuje firma?
Aby dobrze zaplanować zamówienia i dystrybucję wody, warto oszacować miesięczne zapotrzebowanie.
Pracownik biurowy zużywa średnio 1-1,2 litra wody w dzień roboczy. W przypadku pracowników magazynowych, produkcyjnych lub wykonujących obowiązki wymagające wysiłku fizycznego zapotrzebowanie rośnie do 1,5-2 litrów dziennie. Przy pracy w podwyższonej temperaturze, na zewnątrz lub w halach o dużym obciążeniu termicznym, ilość ta może wynieść 2-3 litry. Latem zapotrzebowanie naturalnie wzrasta o dodatkowe 20-30%
Przykładowo, w firmie zatrudniającej 50 pracowników biurowych realne zużycie wyniesie około 1100 litrów miesięcznie, ponieważ przeciętna osoba wypija w pracy około jednego litra. Przekłada się to na mniej więcej 2 palety wody na miesiąc lub – przy częstszych dostawach – około 8-12 zgrzewek tygodniowo.
Takie obliczenie pomaga uniknąć zarówno braków, jak i nadmiernego magazynowania, a jednocześnie pozwala precyzyjnie ustalić harmonogram dostaw.
Butelkowana woda do biura – dlaczego jest najwygodniejsza?
Wiele przedsiębiorstw decyduje się na wybór wody butelkowanej, ponieważ jest to rozwiązanie wyjątkowo higieniczne i wygodne w codziennym użytkowaniu. Każda butelka jest fabrycznie zamknięta, dzięki czemu nie ma ryzyka zanieczyszczeń, które mogłyby pojawić się podczas transportu lub użytkowania dystrybutorów wielorazowych. Dodatkowo butelki nie wymagają żadnych urządzeń ani serwisów technicznych – wystarczy zadbać o miejsce do przechowywania.
Woda butelkowana to najwygodniejsza forma wody do firmy, bo daje dużą elastyczność logistyczną i pozwala idealnie dopasować ilość do bieżącego zużycia. Można zamawiać dokładnie tyle, ile w danym miesiącu jest potrzebne, co jest ogromnym atutem w firmach pracujących hybrydowo. Zużycie wody bywa zmienne, dlatego łatwo dopasować zamówienie do bieżącej liczby osób przebywających w biurze. Dzięki temu woda do biura jest zawsze dostępna, a firma nie generuje zbędnych zapasów.
Dlaczego firmy odchodzą od baniaków i dystrybutorów?
Baniaki z dystrybutorami były kiedyś standardem, ale w ostatnich latach wiele firm rezygnuje z tego rozwiązania. Powodem są głównie kwestie higieniczne oraz logistyczne. Duże, wielorazowe naczynia wymagają regularnego czyszczenia, a jeśli dystrybutor nie jest odpowiednio serwisowany, mogą gromadzić się w nim bakterie.
Dodatkowo wymiana baniaków bywa kłopotliwa – są ciężkie, nieporęczne i wymagają manualnej obsługi. Zużycie wody w biurach hybrydowych jest nieprzewidywalne, co sprawia, że trudniej zaplanować stałe dostawy baniaków. W przypadku dużych firm konieczne byłoby ustawianie wielu urządzeń, co zwiększa koszty i złożoność logistyczną.
Szklane butelki – idealne do miejsc reprezentacyjnych
Coraz popularniejszym wyborem w firmach są także szklane butelki. Wyróżniają się eleganckim wyglądem i są szczególnie chętnie wykorzystywane w salach konferencyjnych, pokojach spotkań oraz strefach przeznaczonych dla klientów i partnerów biznesowych. Szkło lepiej zachowuje smak wody, nie wpływa na jej aromat i pozwala stworzyć profesjonalny, schludny wizerunek firmy.
Woda w szklanych butelkach sprawia, że spotkania stają się bardziej prestiżowe, a sama oprawa wizualna buduje pozytywne wrażenie. Jest to także rozwiązanie bardziej ekologiczne – szkło można w pełni poddać recyklingowi, co wpisuje się w strategię CSR wielu organizacji.
Palety wody – najlepsze rozwiązanie
Duże firmy, biura korporacyjne, magazyny i zakłady produkcyjne najchętniej zamawiają wodę w formie pełnych palet lub półpalet. Zamówienie palety wody pozwala na zapewnienie zapasów na wiele tygodni, nawet jeśli firma liczy kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników.
Jednocześnie zmniejsza to częstotliwość dostaw, co przekłada się na niższy ślad węglowy i mniejsze koszty transportu. Paletę można łatwo przechowywać w magazynku lub wydzielonym pomieszczeniu socjalnym, a zapasy są przejrzyste i łatwe do uzupełnienia. Działy administracji cenią ten model, ponieważ wymaga on minimalnej liczby zamówień i daje dużą przewidywalność.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniej wody do biura zależy od charakteru firmy, liczby pracowników, rodzaju pracy i preferencji organizacyjnych. Najlepszym rozwiązaniem dla większości firm jest:
- mineralna woda butelkowana, która zapewnia higienę i stabilną jakość,
- szklane butelki w przestrzeniach reprezentacyjnych, gdzie liczy się wizerunek,
- paleta wody dla dużych zespołów, gdzie kluczowa jest logistyka i stabilne zapasy,
- regularna dystrybucja wody, która zapewnia wygodę, przewidywalność i elastyczność.
Firmy, które decydują się na takie rozwiązanie, zapewniają swoim pracownikom odpowiednie nawodnienie, a działom administracji – prosty i uporządkowany system zarządzania zapasami.
