Faktury elektroniczne to z pewnością kierunek, w którym podążają nowoczesne firmy, oferując liczne korzyści dla ich właścicieli. Już od 1 lutego 2026 roku w życie wejdzie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, co zrewolucjonizuje sposób wystawiania dokumentów. Dzięki temu rozwiązaniu, proces fakturowania stanie się znacznie prostszy, co pozwoli przedsiębiorcom na:
- efektywniejszą pracę,
- oszczędność cennego czasu,
- uniknięcie błędów w dokumentacji.
Od kiedy obowiązują faktury elektroniczne?
Obowiązkowe e-fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) zainauguruje swoje działanie 1 lutego 2026 roku, a dotyczy to dużych przedsiębiorstw, których roczna sprzedaż w 2024 roku przekroczy 200 milionów złotych. Pozostałe firmy będą miały czas do 1 kwietnia 2026 roku na dostosowanie się do nowych regulacji. Z kolei najmniejsze przedsiębiorstwa, które osiągają miesięczny przychód nieprzekraczający 10 tysięcy złotych, będą miały na to czas do 1 stycznia 2027 roku
Wprowadzenie e-faktur to kluczowy krok w kierunku uproszczenia i zautomatyzowania procesów związanych z fakturowaniem. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskają nowe narzędzie, które znacznie ułatwi im zarządzanie dokumentacją. Korzystając z e-faktur, będą mogli:
- oszczędzać czas,
- minimalizować ryzyko wystąpienia błędów,
- zwiększać efektywność procesów,
- łatwiej monitorować dokumentację,
- przygotować się na nadchodzące zmiany.
Już teraz warto zacząć przygotowania do nadchodzących zmian, aby w pełni czerpać korzyści, jakie niesie ze sobą Krajowy System e-Faktur.
Jakie są terminy wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania?
Obowiązkowe e-fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będzie wdrażane w dwóch fazach. Już od 1 lutego 2026 roku, wszystkie duże firmy, które w 2024 roku osiągną obrót przekraczający 200 milionów złotych, będą musiały korzystać z faktur ustrukturyzowanych. Natomiast pozostałe przedsiębiorstwa zyskają dodatkowy czas, aż do 1 kwietnia 2026 roku, aby dostosować się do tych nowych wymogów. Najmniejsze firmy, czyli te, które osiągają miesięczną sprzedaż nieprzekraczającą 10 tysięcy złotych, otrzymają jeszcze więcej czasu – do 1 stycznia 2027 roku – na wprowadzenie zmian.
W dniu 10 czerwca 2025 roku opublikowano nowelizację ustawy o VAT, która wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie. To krok w stronę uproszczenia procesów biznesowych oraz zwiększenia efektywności działania firm. Dlatego warto już teraz zacząć przygotowania, aby w pełni czerpać korzyści z Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu przedsiębiorstwa zyskają nie tylko oszczędność czasu, ale również zredukują ryzyko błędów w dokumentacji.
Jak przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania?
Aby skutecznie przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania, przedsiębiorcy powinni przede wszystkim:
- dokładnie przeanalizować swoje systemy księgowe oraz fakturowe,
- dostosować je do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
- zainwestować w nowoczesne oprogramowanie, które umożliwi wystawianie e-faktur w odpowiedniej, ustrukturyzowanej formie.
Równocześnie zaleca się:
- organizację szkoleń dla pracowników, aby mogli oni zapoznać się z nowymi procedurami oraz wymaganiami związanymi z e-fakturowaniem,
- rozważenie automatyzacji procesów fakturowania, co znacznie uprości wprowadzenie nowych regulacji.
Przedsiębiorcy powinni również:
- przeprowadzić testy swoich systemów przed 1 lutego 2026 roku
- upewnić się, że wszystkie procesy działają sprawnie i są przygotowane na nadchodzące zmiany.
Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania to nie tylko kwestia dostosowania się do przepisów, ale także doskonała okazja do zwiększenia efektywności operacyjnej oraz zminimalizowania ryzyka błędów w dokumentacji
