Od 1 lutego br. KSeF (Krajowy System e-Faktur) będzie obowiązywać przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (włącznie z podatkiem) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Pozostałe firmy muszą wdrożyć KSeF najpóźniej 1 kwietnia br., aczkolwiek są zobligowane – poza przypadkami wyłączonymi ustawowo – do odbierania faktur kosztowych za pomocą rządowej platformy już od 1 lutego br. Czy to oznacza rezygnację z dotychczasowych programów do fakturowania na rzecz krajowego systemu? To zależy od ich zintegrowania z KSeF. Jak wybrać oprogramowanie do wystawiania faktur, zanim KSeF wejdzie w życie?
Jak wybrać program do KSeF-u?
Jak podkreśla serwis biznesowy pieniadzedlafirm.pl, oprogramowanie do fakturowania musi być zintegrowane z KSeF poprzez API, aby automatycznie przesyłało faktury sprzedażowe do systemu i odbierało faktury kosztowe. Jednym z programów posiadających pełną integrację z krajową platformą jest Program KSeF Faktura.pl, którą przedsiębiorcy doceniają za m.in. prostą obsługę. Oprogramowanie umożliwia:
- podgląd wizualizacji pliku XML w formie czytelnej dla przedsiębiorcy,
- pobieranie faktur sprzedażowych i kosztowych bezpośrednio z programu (bez konieczności logowania się do KSeF),
- obsługiwanie KSeF w trybie offline w razie awarii systemu.
Przedsiębiorca, który korzysta z oprogramowania zintegrowanego z KSeF, wystawia fakturę jak dotychczas – nawet w kilka sekund. Program automatycznie generuje plik XML w strukturze FA(3) i przesyła go do systemu poprzez API. Następnie przedsiębiorca otrzymuje wspomniane potwierdzenie (UPO) i numer KSeF nadany fakturze. Co więcej, oprogramowanie zintegrowane z KSeF będzie przesyłać do krajowego systemu również faktury cykliczne, czyli wystawiane automatycznie, np. co miesiąc dla stałych klientów.
Pamiętaj, aby się upewnić, że program do fakturowania gwarantuje stałe wsparcie klientów oraz bieżące aktualizacje w związku z ewentualnymi zmianami w prawie.
Dlaczego warto korzystać z programu do faktur zintegrowanego z KSeF?
Co prawda Ministerstwo Finansów udostępni aplikację KSeF 2.0 dla przedsiębiorców, którzy preferują zarządzać fakturami za pomocą urządzeń mobilnych, ale pierwsi użytkownicy tego rozwiązania w wersji testowej zwrócili uwagę, że aplikacji brakuje funkcjonalności wspierających procesy biznesowe. Właściciele firm podkreślają, że brak integracji aplikacji mobilnej KSeF z np. systemami magazynowymi sprawia, że konieczne jest dodatkowe, ręczne wprowadzanie danych w kilku miejscach, co zwiększa ryzyko błędów. Ponadto osobom testującym aplikację brakowało m.in. automatycznej numeracji dokumentów, bazy kontrahentów czy śledzenia statusu płatności. Dzięki integracji kompleksowego oprogramowania do wystawiania faktur z KSeF przedsiębiorcy dopełnią obowiązków prawnych i skorzystają z automatyzacji, które przyspieszają uzupełnianie dokumentów sprzedażowych.
Co ważne, szef KAS (Krajowej Administracji Skarbowej), zadeklarował, że przedsiębiorcy nie będą narażeni na kary wskutek nieprzystąpienia do KSeF-u oraz popełniania błędów w systemie w 2026 roku. Kary pieniężne za naruszenie obowiązków związanych z KSeF będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. Niemniej przedsiębiorcy muszą pamiętać, że niezależnie od KSeF ponoszą odpowiedzialność karno-skarbową za nierzetelne wystawianie faktur.
