Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w polskiej księgowości od lat. Obowiązek korzystania z KSeF dotknie zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze. Dla wielu firm kluczowe jest jednak nie tyle samo zrozumienie zasad działania systemu, ile praktyczne przygotowanie organizacji do nowych obowiązków. Warto zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem, ponieważ wdrożenie e-fakturowania wpływa na procesy sprzedażowe, księgowe i obieg dokumentów w całej firmie.
Czym właściwie jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty mają jednolity, z góry określony format XML, dzięki czemu weryfikowane są automatycznie i nie wymagają ręcznego wpisywania danych do programów księgowych. Po wystawieniu faktura trafia bezpośrednio do systemu, co eliminuje ryzyko zagubienia dokumentu, opóźnień w wysyłce lub manipulacji treścią.
Przegląd obecnych procesów – pierwszy krok do wdrożenia
Zanim firma przejdzie na KSeF, konieczna jest analiza obecnego obiegu dokumentów. W praktyce oznacza to przejrzenie:
- jak i gdzie wystawiane są faktury,
- kto ma do nich dostęp,
- jakie programy księgowe lub magazynowe są wykorzystywane,
- czy firma korzysta z obiegu papierowego, czy elektronicznego,
- jakie działy generują dokumenty sprzedażowe.
Dzięki temu można zidentyfikować miejsca wymagające zmian – np. konieczność wprowadzenia nowych procedur akceptacji, weryfikacji danych czy automatyzacji wprowadzania faktur kosztowych.
Wybór odpowiedniego oprogramowania i integracja z KSeF
Większość firm korzysta już z systemów, które stopniowo dostosowują się do obsługi KSeF. Kluczowe jest jednak upewnienie się, czy obecny program:
- umożliwia pełną integrację z platformą,
- zapewnia automatyczne pobieranie UPO,
- oferuje kontrolę poprawności danych przed wysłaniem faktury,
- pozwala na monitorowanie statusu dokumentów w KSeF.
W wielu przedsiębiorstwach konieczne będzie również dostosowanie systemów magazynowych, CRM lub sprzedażowych – szczególnie jeśli to z nich wychodzą dokumenty handlowe. Firma powinna przetestować cały proces: od wygenerowania faktury, przez jej przesłanie, aż po odbiór i zaksięgowanie.
Nadanie uprawnień i ustalenie odpowiedzialności
KSeF działa na podstawie uprawnień nadawanych w systemie e-Urząd Skarbowy. Dlatego już na tym etapie warto ustalić, kto:
- będzie wystawiał faktury,
- będzie je pobierał i weryfikował,
- ma zarządzać uprawnieniami,
- będzie odpowiadał za kontakt z biurem rachunkowym.
W większych firmach konieczne będzie wdrożenie ról użytkowników i ograniczeń dostępu. W mniejszych – opracowanie jasnej procedury wysyłki i odbioru faktur, aby uniknąć chaosu po wejściu obowiązku.
Zmiany w procedurach wewnętrznych i dokumentacji
Przejście na KSeF wymaga aktualizacji regulaminów i instrukcji dotyczących obiegu dokumentów. Dotyczy to m.in.:
- sposobu akceptacji dokumentów przed wystawieniem,
- zasad archiwizacji (KSeF przechowuje faktury przez 10 lat),
- trybu przesyłania faktur do kontrahentów,
- procedur korekt i anulowania dokumentów,
- integracji z procesami płatności.
Warto również przygotować checklisty dla pracowników, by wszystkie działania były spójne i zgodne z nowymi przepisami.
Edukacja pracowników i współpraca z biurem rachunkowym
Nowy system przyniesie zmiany nie tylko technologiczne, ale także organizacyjne. Dlatego konieczne jest przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż, księgowość i obsługę klientów. Współpraca z biurem rachunkowym również nabierze nowego wymiaru – księgowi będą pobierać dokumenty bezpośrednio z KSeF, dlatego ważne jest uzgodnienie:
- jak często dokumenty będą pobierane,
- kto nadzoruje poprawność danych,
- jak rozwiązywane są błędy w fakturach,
- jak wygląda proces korekt.
Firmy, które przygotują się wcześniej, unikną opóźnień, nieporozumień i możliwych sankcji.
Testy i próby generalne przed wdrożeniem obowiązku
Najlepszym sposobem na sprawdzenie gotowości organizacji jest uruchomienie KSeF równolegle z dotychczasowym systemem. W praktyce oznacza to:
- wystawianie faktur testowych,
- weryfikację poprawności danych w XML,
- sprawdzenie, czy faktury są poprawnie odbierane,
- symulację błędów (np. zła data, brak NIP),
- testy integracji między systemem sprzedaży a księgowością.
Im więcej prób przeprowadzi firma, tym łatwiej będzie jej wejść w obowiązkowe e-fakturowanie bez chaosu.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
KSeF nie jest jedynie narzędziem informatycznym. To kompleksowa zmiana sposobu, w jaki przedsiębiorstwa dokumentują sprzedaż i współpracują z kontrahentami. Wczesne przygotowanie pozwala:
- uniknąć presji po wejściu obowiązku,
- zminimalizować ryzyko przestojów w wystawianiu faktur,
- uniknąć błędów wpływających na rozliczenia podatkowe,
- wdrożyć automatyzacje, które przyspieszą obsługę dokumentów,
- przygotować pracowników i systemy bez pośpiechu.
Firmy, które zaczną wdrożenie odpowiednio wcześnie, zyskają płynniejsze procesy i większe bezpieczeństwo podatkowe. Odpowiednie wsparcie biura rachunkowego również będzie niezwykle pomocne. W KRSH jesteśmy gotowi na zmiany.
